Formularfelder in Word verwenden
Problem
Word bietet zur Gestaltung von Formularen sowohl alte als auch neue Felder an. Die Frage ist nun welche Vorteile bieten sowohl die alten als auch die neuen Felder für den BenutzerIn
Lösung
Microsoft Word bietet zwei unterschiedliche Welten von Formularfeldern
- Moderne Formularfelder (Inhaltssteuerelemente)
- Formularfelder aus Vorgängerversionen (Legacy-Formularfelder)
Beide haben ihre Daseinsberechtigung – je nach Ziel, Umgebung und technischer Anforderung.
Moderne Felder
| Feldtyp | Beschreibung | Verwendungsidee |
| Text-Inhaltssteuerelement | Freie Texteingabe, optional mit Platzhalter | Namen, Kommentare, kurze Texte |
| Rich-Text-Inhaltssteuerelement | Formatierbarer Text (Fett, Listen etc.) | Längere Beschreibungen |
| Dropdownliste | Auswahl aus vorgegebenen Einträgen | Abteilungen, Kategorien |
| Kombinationsfeld | Auswahl oder eigene Eingabe | Flexible Auswahllisten |
| Datumssteuerelement | Datumsauswahl per Kalender | Termine, Fristen |
| Kontrollkästchen | Ja/Nein-Auswahl | Zustimmung, Optionen |
| Bild-Inhaltssteuerelement | Bild einfügen | Unterschriften, Fotos |
| Wiederholungsabschnitt | Wiederholbare Formularbereiche | Positionen, Teilnehmerlisten |
Vorteile
- Moderne Optik, intuitiv für Anwender
- Kein Formularschutz zwingend erforderlich
- Sehr gut kombinierbar mit normalem Word-Text
- Unterstützt XML-Datenbindung (z. B. mit SharePoint, Power Automate)
- Funktioniert zuverlässig in aktuellen Word-Versionen (Windows & Mac)
Nachteile
- Nur eingeschränkt per Tastatur steuerbar
- Auswertung erfordert oft Makros oder externe Tools
- Kein echtes „Formular-Feeling“ wie bei klassischen Formularen
- Teilweise unerwartetes Verhalten bei Kopieren/Einfügen
Alte Felder s.g. Legacy Felder
| Feldtyp | Beschreibung | Verwendungsidee |
| Textformularfeld | Einzeilige Texteingabe | Namen, Nummern |
| Kontrollkästchen | Ein/Aus-Feld | Ja/Nein |
| Dropdown-Formularfeld | Auswahl aus Liste | Status, Optionen |
Wichtig ist, das die alten Formularfelder nur funktionieren, wenn der Formularschutz aktiviert wurde.
Vorteile
- Sehr stabiles Verhalten
- Perfekt für klassische Formulare (Tab-Reihenfolge!)
- Einfache Auswertung (z. B. per VBA, Serienbriefe)
- Ideal für strukturierte Datenerfassung
- Geringe Fehlbedienung durch Benutzer
Nachteile
- Veraltete Optik
- Formularschutz schränkt Bearbeitung stark ein
- Kaum kompatibel mit Web-Version von Word
- Keine erweiterten Feldtypen (Datum, Bild, Wiederholung)
Was ist besser, alt oder neu ?
| Kriterium | Neue Felder | Alte Felder |
| Optik | Modern, flexibel | Klassisch, technisch |
| Formularschutz nötig | Nein | Ja |
| Tastaturbedienung | Eingeschränkt | Sehr gut |
| Datenerfassung | Flexibel | Strukturiert |
| Auswertbarkeit | Mittel | Sehr gut |
| Web-Kompatibilität | Gut | Schlecht |
| Zukunftssicherheit | Hoch | Abnehmend |
Wann nehme ich was ?
- Moderne Formularfelder – sinnvoll wenn:
- Formular gemischt mit normalem Text ist
- Benutzer frei arbeiten sollen
- Integration in Microsoft 365 / SharePoint geplant ist
- Optik und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen
- Legacy-Formularfelder – sinnvoll wenn:
- Saubere, strukturierte Dateneingabe entscheidend ist
- Formulare automatisiert ausgewertet werden
- Viele Tastatur-Nutzer beteiligt sind
- Bestehende VBA-Lösungen weitergenutzt werden