Die Vergabe von Berechtigungen in der Datenbank

Das Problem

Zu unser aller Ärger hat Microsoft mit der Version Office 2007 aus fadenscheinigen Gründen die Access interne Benutzerverwaltung ersatzlos gestrichen.

Aus diesem Grund mussten wir uns eine eigene Benutzerverwaltung bauen, die hier nun kurz vorgestellt werden soll.

Die Benutzer

In der Datenbankpflege werden die Benutzer und die Benutzerinnen der Datenbank angelegt.

Die Benutzergruppen / die Benutzerfunktionen

Jedem Benutzer, jeder Benutzerin wird eine Funktion zugewiesen. Im obigen Beispiel ist der Benutzer Ramftel in der Funktion Sachbearbeitung.

Die Berechtigungen

Das Einsehen der Gruppenrechte

Die Berechtigungen an einem Formular oder einem Bericht werden einer Gruppe zugewiesen. Die der Gruppe zugewiesenen Berechtigungen können Sie einsehen, wenn Sie in die Bearbeitung der Funktion / der Benutzergruppe gehen.

Im hier gezeigten Beispiel hat die Gruppe der Sachbearbeitung volle Rechte an einem Formular mit der Bezeichnung „FOWETTERALT“

Die Vergabe von Rechten

Beachten Sie, das die Berechtigungen nur mit dem Adminkonto, d.h. in der Regel mit dem Konto „Ramftel“ verwaltet werden kann.

Zur Vergabe einer Berechtigung gehen Sie in das Formular hinein, dessen Berechtigungen Sie anpassen wollen. Dort angelangt drücken Sie die Tastenkombination Shift+F1

Mittels dieses Short Cuts gelangen Sie in das Formular „DB-Objekte bearbeiten“, hier können Sie in dem Unterformular alle Rechte einsehen, bzw. anpassen.

In diesem Beispiel hat die Sachbearbeitung volle Rechte, während die Aushilfe das Formular nur öffnen und deren Daten lesen können.

Mit dem kleinen Pluszeichen am linken Rand können Sie einer Gruppe die vollen Rechte an dem Objekt geben, Sie ersparen sich damit das Anklicken der einzelnen fünf Felder

Der Doppelpfeil am rechten Rand vergibt die Rechte an alle Objekte. Das bedeutet sie Berechtigen zum Beispiel die Gruppe der Sicherheitsfachkraft wie im obigen Beispiel.
Um nun die identischen Rechte auch in den anderen Formularen zu vergeben, klicken Sie auf den grünen Doppelpfeil. Sie ersparen sich damit also das Verwalten der einzelnen
Formulare.

Objekte ohne vorhandene Rechte

Wenn in einem Objekt noch keine Rechte vergeben worden sind, führt die Tastenkombination Shift+F1 zu einem leeren Formular.

In diesem Fall müssen Sie vor der Vergabe der Rechte im Unterformular erst einmal den Namen des Objektes oben im Feld Objekt eintragen. Erst im zweiten Schritt können Sie dann im unteren Teil die Rechte zuweisen